10 buoni propositi per un ufficio smart nel 2019
10 buoni propositi per un ufficio smart nel 2019
Buon anno!
Ammettilo, anche tu ti sei ritrovato a stilare la lista dei buoni propositi per il 2019!
Vogliamo sicuramente iniziare l’anno nel migliore dei modi; la carica che ci hanno donato le feste ci rende frizzanti e pieni di iniziativa.
Allora tralasciamo il classico “m’iscrivo in palestra” e pensiamo al luogo in cui lavoriamo. Ci sono tanti accorgimenti per renderlo più smart anche senza investire un capitale. E allora facciamolo e dedichiamo i buoni propositi allo spazio che ci circonda!
1- Una scrivania ordinata
Usiamo meno carta e più web tools, in un mondo pieno di applicazioni riusciremo a trovare quella più adatta a noi e quella che ci farà risparmiare tempo e grattacapi!
Conseguenze
Con la scrivania pù vuota, avremo meno bisogno di spazio fisico e quindi la possibilità di riorganizzare il nostro workspace integrandolo con nuovi microambienti o aprendoci alla possibilità di condividere gli spazi: lavorare con persone “estranee” alla nostra attivitá é sempre stimolante e puó portare a nuovi contatti, collaborazioni, idee…
2- Rinnovare i colori
Basta grigio e blu! Ormai le aziende (e anche le piccole attività) hanno capito che bisogna essere coordinati dentro e fuori . L’immagine di marca si deve rispecchiare anche nei dettagli! Hanno capito che il colore non distrae, ma aiuta nel benessere e nella concentrazione.
Conseguenze
Chi lavora nello spazio cromaticamente rinnovato si identifica nei valori aziendali e il cliente che entra nei nostri spazi si sente DENTRO l’azienda. Ci sono solo vantaggi!
3- Creare un luogo dedicato al cellulare
Se solo un paio d’anni fa era segno di grande maleducazione, oggi l’amato/odiato cellulare è uno strumento di lavoro operativo e necessario in ogni momento. Il galateo ci direbbe di non urlare in presenza di altre persone. Approfittiamone per creare una zona dedicata alle chiamate.
Conseguenze
La concentrazione nella zona di lavoro condivisa rimane alta, cosí come la sensazione di privacy di chi sta parlando. Lavorare in più persone nello stesso ambiente diventa più facile e il rispetto fra colleghi è assicurato!
4- Investire sulla seduta
Sono sempre favorevole al riutilizzo di mobili e materiali, gli elementi low cost possono rendere un ambiente molto originale e personalizzato. La tendenza del mix and match entra con forza anche negli ambienti di lavoro. Un punto fermo peró per le sedute che devono essere confortevoli ed ergonomiche.
Investire su questo elemento é sempre una buona idea!
Conseguenze
La seduta comoda ha effetti positivi: minori assenze sul lavoro a causa di dolori, miglioramento dell’umore e sicuramente una sensazione immediata di benessere.
5- Allestire uno spazio accogliente per la pausa caffé
Finalmente si prende l’importanza che si merita! Quando ci rilassiamo 5 minuti con i colleghi, scambiamo idee ed opinioni, stimoliamo la creatività, creiamo nuove connessioni. Per questo bisogna favorire queste sinergie allestendo lo spazio con elementi lavagna, che possono essere allegri, ma anche seri e sicuramente fonte di idee e soluzioni.
Conseguenze
Rendere i momenti di risposo più ameni aiuta ad essere più produttivi durante le ore di lavoro!
6- Rinnovare la sala riunioni
Questo punto non vale solo per le varie aziende ma anche per le piccole attività o associazioni: quanto tempo sprecato inutilmente durante incontri eterni in cui non si riesce a raggiungere nessun obiettivo?
Per essere efficace, una riunione non deve durare più di 45 minuti, io ne ho sentite i 8 ore! Per ridurre i tempi e rendere i partecipanti più proattivi, bisogna eliminare le comode poltrone che conciliano il sonno, creare ambienti che stimolino la velocità, come sedute e tavoli alti, che ospitano poche persone alla volta, in modo da poter toccare tutti i punti dell’ordine del giorno, senza distogliere l’attenzione dagli obettivi principali. Ne parlo qui in modo piú approfondito
Conseguenze
Cambiare le zone riunione per renderle più dinamiche, porta sicuramente ad un’efficenza maggiore, una immagine aziendale che comunica, un risparmio di tempo notevole: un win win da manuale!
7- Accogliere i clienti adeguatamente
Tutta l’attenzione che mettiamo nel biglietto da visita e nella Home della pagina web dev’essere la stessa che usiamo nella zona reception: la presentazione aziendale per eccellenza.
Oltre a curare l’immagine corporativa è necessario (e lo sottolineo) che anche la persona che accoglie clienti e fornitori si al’immagine stessa dei valori che vogliamo traasmettere.
Conseguenze
Un cliente o fornitore che entra uon un sorriso… credimi, non ha prezzo e se a questo sorriso abbiamo contribuito con lo spazio e con le persone incontrate all’ingresso…
8- Se deve sapettare, che aspetti come vogliamo noi!
Mai pensato all’arma a doppio taglio che é la sala d’attesa? Eh sí, se abbiamo accolto il nostro cliente con tutti gli onori e sorrisi del caso, lasciandolo poi aspettare mezz’ora in un buco scuro, con sedie scomode e poster informativi alle pareti… beh’ abbiamo perso tutto quello su cui avevamo lavorato prima! Ecco che il 2019 è l’occasione giusta per rinnovare anche gli spazi attesa, per renderli rappresentativi, comodi (secondo tempi medi di attesa) e con un intrattenimento adeguato all’era in cui viviamo (le riviste anni ’90 possiamo anche buttarle via – nel bidone della carta, mi raccomando!). Attraverso gli spazi di attesa possiamo “preparare” l’umore del cliente, stupirlo con elementi sorprendenti, stimolare una conversazione.
Conseguenze
Una sala d’attesa adeguatamente preparata puó diventare un valido aiuto alla vendita, all’informazione, al relax… Sta a noi decidere!
9- In ufficio come a casa
Se la tendenza si un modo di lavorare flessibile è sempre piú forte e importante, anche rendere gli spazi dell’ufficio accoglienti e sempre piú simili ad un luogo domestico sta prendendo il sopravvento. Lavoriamo in casa, l’ufficio sembra una casa, i caffé sembrano casa.
L’obiettivo è rendere l’ambiente comodo e accogliente, in modo da favorire al massimo la concentrazione e la produttivitá in un’atmosfera positiva.
Conseguenze
Mi ricordo quanto invidiavo il mio amico che lavorava in uno studio di architettura con tavoloni in legno naturale, mentre io lavoravo in un ufficio con tavoli grigi e metallici. Ecco l’invidia per ambienti piú belli viene sostituita da sentimenti positivi!
10- Informazione sullo SMART WORKING
Questo è un proposito interessante: ogni azienda, anche se piccola, puó svolgere azioni che portano a lavorare in modo sempre piú smart. Attenzione peró: le azioni non devono essere compiute alla leggera, ma a fronte di un’analisi ed un programma realizzato su misura per l’azienda, piccola o grande che sia!
Proprio per facilitare questo percorso ho aggiunto un punto in piú:
11- Il mio proposito: il progetto per l’ufficio smart con un approccio globale
Quest’anno prende vita il progetto a cui ho lavorato con impegno durante tutto il 2018: si tratta di SMOVE – moving to smart working (presto la pagina web!), nato per accompagnare le aziende ad avvicinarsi in modo globale allo smart working, in un modo estremamente personalizzato in funzione del tipo di attivitá, dei lavoratori, delle esigenze e dei valori d’impresa. Mi piace tantissimo!
Conseguenze
Le aziende avranno l’opportunitá di avvicinarsi allo smart working in modo graduale, e corretto, globale, compiendo azioni “smart” pensate e calcolate. Ormai i vantaggi dello Smart Working sono conosciuti, ma si raggiungono solo con il giusto approccio.
Conclusioni
Non perdiamo l’occasione di lavorare meglio, approfittiamo dell’entusiasmo d’inizio anno per programmare interventi efficaci per gli ambienti di lavoro e per il nostro modo di organizzare i flussi e le persone: il 2019 sará un anno sempre piú SMART!
