Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Consejos para una reunión perfecta… o casi

Las salas reuniones non son todas iguales, pero siempre las imaginamos con una enorme mesa oscura y muchas butacas de las que te hundes dentro y una butaca más grande al puesto de honor para el jefe.

Por suerte las cosas han cambiado, se intenta acortar el tiempo de reunión a mucho menos que 4 horas (también sé de 8 horas!) y de dar el justo valor al tiempo (que es dinero también en reunión).

Pues voy a compartir algunas reflexiones sobre el tema, para mejorar la experiencia de cada participante, para que no se empiece alegres y termine agotados.

Empiezo con una cita que ma ha cambiado mi manera de ver las reuniones:

“Cuando non es necesario tener reunión

es necesario no tener la reunión “

[Gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014] 

Ya lo sé que es obvio, pero se nos olvida a menudo, pues de ahora en adelante, siempre me preguntaré antes de organizar una reunión: «¿La necesito de verdad?, ¿no sería más facil enviar un mail o hacer una llamada telefónica?»

¿Sabes cuanto tiempo se puede ahorrar de esta manera? ¡Horas de desplazamientos (sobre todo si hablamos de colaboradores que no trabajan en la misma oficina)!

En mi caso además me gusta subrayar la importancia de la reunión para establecer el BRIEF: puede ser presencial o por Skype, para hablar, conocernos mejor con el cliente y entender sus expectativas y exigencias reales.

Reflexiones sobre la preparación de la reunión

Si finalmente se decide celebrar la reunión, aquí te dejo unas sugerencias para organizarla en el mejor modo:

  • Horario, ritmo de trabajo, lugar: hay que establecerlos con anticipación, hay que tener en cuenta las demás obligaciones y ritmos de los demás participantes, por ejemplo, no reservar por la tarde el tiempo de quién tiene un turno de por la mañana, y al revés.
  • También hay que establecer una duración y respetar el horario en que se tiene que terminar el encuentro, sin olvidarnos de ser puntuales al principio.
  • Llamemos a participar a la reunión solo quienes sean realmente interesados y útiles para su desarrollo, dejándolo claro, para que nadie se sienta excluido (me pasó ver escenas de estas).
  • Orden del día: es muy bueno compartirla antes de que inicie el encuentro, para que cada uno pueda prepararse.
  • Habrá que elegir un moderador que favorezca el desarrollo del encuentro sin dejar que esto se empotre en polémicas menores.
  • El ambiente es muy importante, por esto es bueno también procurar que los participantes se sientan a gusto: un buen café y una galleta pueden ser nuestros aliados para atenuar roces inútiles.

Reflexiones sobre el espacio

“Para que el celebro trabaje, el resto del cuerpo tiene que estar cómodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014]

Siempre lo digo: el espacio es muy importante también durante las reuniones: ya sabemos de sobra que influye mucho sobre el estado de ánimo y el mismo portamento.

  • La sala tiene que ser bastante amplia para que los participantes se sientan cómodos y el moderador pueda moverse con facilidad.
    • Si es demasiado grande, para pocas personas, será muy fácil distraerse.
    • Si es muy pequeña con mucha gente, puede que se sienta agobio.
  • Los asientos tienen que ser cómodos, pero no demasiado: la comodidad o su ausencia tienen efecto sobre la dinámica de la reunión.
    • Los asientos en plan butaca tienen el riesgo de hacer la reunión eterna: ¡estamos la mar de bien allí sentados!
    • Mesa y asientos altos favorecen reuniones exprés, más productivas de las clásicas, pero reservadas a un grupo limitado de personas.

  • La disposición de las personas debe permitir que la gente se mire a la cara sintiéndose con las mismas condiciones de los demás (mesas circulares o cuadradas son óptimas; la rectangular lleva la atención a los extremos)
  • Factores ambientales: ¡luz difusa para no distraer, temperatura y ventilación adecuados, mejor encender la calefacción o el aire poco antes de que empiecen los trabajos!
  • Herramienta de comunicación a la altura de las nuevas tecnologías: a veces me piden de guardar presentaciones en versiones antiguas del programa o en pdf, ya que no saben lo que encontrarán en la sala de presentación…
  • Diseño corporativo: la sala reuniones es un espacio representativo: no acoge solamente encuentros de empleados, sino también clientes y proveedores. ¡Si la decoración envía mensajes que expresen los valores de empresa, este mismo espacio se volverá elemento importante en la comunicación de empresa!
  • Si además le damos un toque original, pues ya vamos genial… aunque no sé si los columpios ayudan en la concentración…

Mis conclusiones

Para que una reunión sea eficaz, es necesario considerar aspectos organizativos y espaciales: ya se sabe que para que un ambiente sea acogedor y apto para el trabajo que nos proponemos durante un encuentro, a veces basta un toque humano para el lugar y para el orden del día, ¿no estáis de acuerdo?

Un libro: un consejo

Ref.gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014

Los imprescindibles de mi espacio de trabajo – Anna Nieto de Talleret Craft

Los imprescindibles de mi espacio de trabajo – Anna Nieto de Talleret Craft

Sigo publicando entrevistas a profesionales que admiro: hoy es el turno de Anna, que con su Talleret Craft, es una explosión de creatividad y vive rodeada de ello. He tenido la oportunidad de trabajar con ella en la Fira de l’Assunció en Granollers para el Consorci de Residus del Vallés Oriental, una experiencia enriquecedora einolvidable.

[sí, lo sé, tengo que publicar el proyecto de este stand!]

Hoy vamos a entrar en el «despacho» de Anna de Talleret Craft.

He puesto las comillas porque Anna trabaja en muchos sitios, en diferentes maneras, vamos que en su trabajo no se aburre nunca!

¿Quién eres? ¡Háblame un poco de ti!

Soy Anna Nieto, de Talleret craft, me encuentras aquí:

www.talleretcraft.cat

¿A qué te dedicas?

Me dedico a la gestoría cultural, diseñando programaciones culturales para salas de teatro, Festivales y Teatro de Calle. Paralelamente también hago workshops de creatividad para los más pequeños, donde puedan aprender y desaprender haciendo trabajos manuales.

web general de servicios: www.labcreatiu.cat

web especifica de talleres creativos: www.talleretcraft.cat

¿Dónde trabajas?

Dificil ser breve: mi trabajo es en mi casa donde tengo la oficina y el taller donde preparo prototipos y almacén de materiales. Los eventos culturales se realizan en cada pueblo que me lo solicitan y los talleres de creatividad en un espacio de Parets del Vallès (Talleret Craft), en escuelas, bibliotecas, bibliobuses, plazas, ferias…

Describe un MUEBLE imprescindible en tu espacio de trabajo

MESA, tengo muchas mesas y grandes, donde poder llenarlas de materiales para experimentar.

Describe un OBJETO imprescindible en tu espacio de trabajo

TIJERAS, en cualquier trabajo que hago, tanto si es costura o manualidades tengo tijeras de diferentes tipos.

Describe un COLOR imprescindible en tu espacio de trabajo

KRAFT, el color cartón es el que más ocupa mi zona de trabajo.

Describe que no debe faltar en la PARED de tu espacio de trabajo

TODO, todo, todo. Cualquier muestra que hago la cuelgo en la pared. Para que me sirva de inspiración o simplemente para disfrutar viéndolo.

Describe una HERRAMIENTA tecnológica o una APP fundamental para ti y tu trabajo

CÁMARA DE FOTOS, constantemente fotografio los procesos de los prototipos, los talleres, los alumnos, los materiales. (aunque suelo utilizar la del móbil)

[hay que pasar por el perfil instagram de Talleret Craft: cada día nos sorprende con algo nuevo!]

¿Qué cambiarías en tu espacio y por qué?

Supongo que podría mejorar la organización de los materiales con cajas que fueran todas iguales, más fácil de almacenar y ver. Pero por ahora prefiero reutilizar cajas de madera y cartón que tiene más sentido en mi manera de trabajar reutilizando materiales.

…y mis conclusiones!

Me encantas Anna y tu creatividad variopinta, siempre aprendo algo nuevo con tigo a nivel profesional y  personal. Para mi eres un ejemplo a seguir y me gustaría ser niña para poder ir a tus talleres!

El problema de las cajas recuperadas lo resolvemos facilmente: agrupa las cajas por tipología y crea unas etiquetas adhesivas que indiquen el contenido de cada caja, que sean todas parecidas, por ejemplo con un sello creado durante uno de tus talleres. De esta manera las cajas mantienen su carácter reciclado, ma tendrán un hilo conductor con las etiquetas y el sello (muy tuyo!).

 

Que te ha parecido el… , o mejor los espacios de Anna? Te gustaría trabajar así?

¿Me das un presupuesto? La responsabilidad del creativo

¿Me das un presupuesto? La responsabilidad del creativo

Mi responsabilidad hacia el cliente

empieza antes de elaborar el presupuesto

Como emprendedora creativa me siento responsable de lo que proyecto o no proyecto: sé muy bien cual es su valor, sé que la creación tiene que estar a la laltura de las espectativas, pero también tiene que ser funcional cn respecto a los objetivos.

Por este motivo he escrito un post sobre los tiempos que cada emprendedor tiene que tomarse.

Y vuelvo a este tema porque justo hace unos días, me han pedido un presupuesto «más o menos» sobre un trabajo, mejor dicho una idea, desarrollable de mil maneras y de la cual aún mucho estaba or decidir. Era una idea en su forma embrional, que no tenía ningún proyecto detrás.

¿Como se puede hacer un presupuesto sobre algo que aún no tiene ninguna definición? Honestamente no he podido da un «número«, pero me he tomado el tiempo para explicar mis motivaciones y aconsejar en donde ese proyecto necesitaba aclaraciones, hacer unas búsquedas, crear un plan B (en esta caso puede hacer falta), con ejemplos y herramientas para realizar la investigación. He preferido alejar la posibilidad de tener ese cliente para ayudar un «NO CLIENTE» a crear algo más concreto.

No sé si he hecho bien, pero me ha parecido mantener un portamieno responsable hacia él, y también hacia mi.

Esta es la responsabilidad del presupuesto.

Cuando entrego un presupuesto, me comprometo a executar ese trabajo en el momento en que el cliente lo acepte: yo he puesto mis condiciones que se habrán aceptado. Si no puedo desarrollar el presupuesto evaluando todas las acciones que haré, prefiero evitar de rellenarlo. El riesgo sería empezar con una base muy baja, teniendo que trabajar mucho más de lo que me había imaginado por las modificaciones tan frecuentes (si no se han las ideas claras, se modifica todo mucho mucho!) aumentando así el precio final.

De esta manera el cliente no será satisfecho por pagar mucho más de lo que se esperaba!

No hice aquel presupuesto

He dado una idea de precio inicial, avisando que podría crecer mucho, pero no he puesto nada por escrito.

Al final el «NO CLIENTE» me lo ha agradecido de verdad, se ha puesto a repensar a su idea para que se vuelva proyecto concreto; a ver si en un tiempo volverá, pero estoy segura que sí!

Si hubiese sido un proyecto de interiorismo se habría podido utilizar el asesoramiento por ejemplo online, pero en este caso es gráfica.

¿Y tu te has encontrado en esta situación? ¿Te han hecho el presupuesto?

¿Te ha satisfecho el resultado?

Escursión en Valgrande con una infografía

Escursión en Valgrande con una infografía

Esto de comunicar información para la escursión en Valgrande se ha convertido en la oportunidad de expresar conceptos de manera diferente!

Los organizasores de la escapada en el proyecto Wild Experience en Valgrande a Bibione me han pedido de hacer esta infografía : todas las informaciones ordenadas en una única image, colores corporativos e iconos sugenentes ayudan a entender lo todo. Un proyecto divertido, educativo y ecológico.

Wild Experience infographic by FAB813

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

 

Solo así podrás descubrir de verdad cuales son tus deseos.

Lamentablemente en el trabajo, cualquier trabajo, siempre se habla de tiempos de entrega. He pasado noches a empaquetar planos a entregar a las 9:00 e la mañana después, con un día de zombie anexo!

¿Pero por qué escribir un post de este tipo?

Es que las entregas «oficiales» concordadas con el cliente o con la administración, que de todas formas el tiempo no basta nunca, y lo sabemos…

¿Y que pasa cuando el cliente particular, pide un asesoramiento para su propia casa o un autónomo que quiere renovar los espacio o su imagen?

He que decir que aquí las cosas cambian, ya que muchas veces la situación inicial deja entender que las ideas aún no son claras; pues cuando me preguntan:

«¿Cuanto piensas tardar en crear…?»

Pues a veces no sé contestar con exctitud, aunque en principio sé cuanto tiempo necesito para hacer un trabajo, pero ante las dudas que encuentro en las preguntas que pongo, tengo que afirmar que entre decir y hacer hay que DECIDIR. Por esto me sale un «DEPENDE…» por respuesta.

Puede parecer una crítica al cliente que non tiene las ideas claras, pero no lo es: es normal que cuando nos acercamos a algo que conocemos menos bien, nos atrapen las dudas sobre qué queremos, como lo queremos y por qué lo queremos así.

Pídeme elegir un coche y todavía estaré pensando en el modelo…

Para resolver la questión hay el BRIEF, del que hablo en otro post, o entrevistas y charlas con el profesional, antes de acquisir el producto/servicio.

¡Nunca tengas miedo!*

*Esta es lo que siempre repite mi tio y puede que sea perfecto para este tema, ya que por el miedo , hacemos a menudo las cosas de prisa, pero si nos paramos un momento y pensamos, seguro que encontraremos las motivacioes que nos empujan a actuar.

tiempo para decidir FAB813

Si encontramos nuestros por qué, podemos entender de verdad lo que queremos.

Cuando iba a casarme, he comprado  muchas revistas de trajes de boda, he buscado en internet checklists para organizarlo todo , también tenía una libreta llena de recortes de modelos de trajes, ramos de flores, zapatos y peinados. Me gustava algo de cada uno de los modelos, pero si hubiese juntado todo lo que melamaba la atención, habría exagerado y el resultado no habría sido ni simple ni tampoco elegante. Lo contrario de lo que luego entendí ser mi objetivo.

En ese momento entendí el por qué, ¡pues y sabía lo que quería!

Solamente gracias al asesoramiento de la modista, he empezado a quitar detalles hasta llegar a un resultado que no se parecía en nada a mis recortes de revistas, pero que era MI traje, era perfecto para mi y para mi piel, para mi figura y sobre todo para mi forma de ser.

Con esto lo que quiero decir es que si no me hubiese parado a pensar, si no hubiese escuchado los consejos de una profesional, no habría llegado a tener mi traje perfecto, sino solamente una copia mala de algo ya visto.

Momento conclusiones

…y sin prisa, que es mala consejera. En el busines hay que tomar decisiones y actuar más o menos cuando se está seguros: el «más o menos» va para los que, si no está todo perfecto… pero ya hablaremos de eso en otro post.

Lo que no está bien es hacer las cosas

porque todos lo hacen así y porque «se hace así».

Esta no es TU motivación y no va seguramente a traerte los resultados que tu quieres obtener.

¿Etás de acuerdo?

 

 

Manual de imagen corporativa: ¿Por qué?

Manual de imagen corporativa: ¿Por qué?

 

Para darte un ejemplo, aquí te traigo un resumen de mi manual.

Enjoy!

 

¿Quieres ver uno más completo?

 

Tiene la historia del origen del logo, su significado y su geometría, además de muchas otras informaciones.

Es un trabajo al que tengo mucho cariño y que me ha traido muchas satisfacciones.

¡Si prefieres, míralo en el portfolio!

 

¿QUIERES HABLARME DE TU PROYECTO?

 

Sin manual de imagen corporativa se sobrevive pero con el manual se vive muy bien

Toda grande empresa tiene uno y tu, que tienes ambiciones, no quieres ser menos, pero te sigues preguntando qué es el manual de imagen corporativa y por qué deberías necesitarlo.

Fácil: te hace la vida más simple y te permite mantener una imagen coordinada y coherente.

Hay de todos tipos: reducidos, que caben en una sola hoja o en una infográfica, o extensos como libros de centenares de páginas.

Yo he tenido entre las manos el manual de imagen corporativa de la marca Mercedes Benz: un librito cuadrado, elegante así como lo es la imagen de marca, con un fondo gris y solo una información por página: vamos, una joya.

Todo depende de cuanta información sean necesaria, para definir la comunicación de la imagen de tu marca y ya que, como sabemos, todo evoluciona, puede ser que el próximo año necesitemos añadir nuevas declinaciones o nuevos colores, prohibir unos usos y permitir otros.

Antes de describir que hay en un manual de imagen corporativa, vamos a contestar a la pregunta:

¿Para qué me sirve?

Hoy más que nunca utilizamos diferentes medios de comunicación: hace unos años el profesional necesitaba solamente la targeta de visita y poco más, pero ahora debemos estar preparados para insertar nuestra marca en redes sociales (cada una con sus reglas gráficas), en nuestra página web (para que se vea muy bien desde pantalla, movil o tablet, ¡ojo!). Si luego queremos también crear gadgets, solo necesitamos elegir el soporte para imprimir nuestro querido logo, que tanto representa a nuestros valores y a los de nuestra actividad.

Pues, por cada soporte habría que considerar dimensiones, distancias desde el borde de la hoja, colores… sobre todo si trabajamos con colaboradores o el logo se va a imprimir sobre soportes de terceros. Estaría bien estar preparados para entregar las indicaciones correctas evitando así malas sorpresas.

Así estas situaciones deberían ser reguladas por unas lineas guía establecidas junto a tu gráfico (o gráfica ^_^).

Todo a tu alrededor, desde el espacio de trabajo hasta la targeta de visita, debe expresar los valores de tu actividad.

El manual de imagen corporativa ayuda a mantener el tono y los colores que hemos elegido: una guía de uso de nuestra imagen coordinada.

¡Ahora sí que ya pasamos al contenido!

¿Qué hay en el manual de imagen corporativa?

Ahora te voy a explicar como se compone el manual.

1- Las características del logo:

  • Tu logo

¡Obviamente! ¿Y tu sabes cual es la versión principal del logo? A menudo se entregan diferentes versiones del mismo logo para que se adapten a diferentes soportes o espacios: por ejemplo compacto, alargado o vertical.

Una breve explicación sobre la geometría y el origen de las formas ayuda a comprender mejor el logo y los valores que expresa. Una buena ocasión de storytelling.

  • Sus espacios

¿Cuánta distancia tiene que mantenerse de los bordes? Cuál es la dimensión minima para que el logo siga siendo reconocible?

  • Sus colores (palette principal y secuntaria)*

Los colores de tu logo, pero también los que usas para la tipografía y la página web. Ejemplo: mi amarillo no es apto para textos, se perdería entre tanto blanco alrededor, por lo que he optado para un turquesa que contrasta totalmente con mi color y da un toque alegre a la vez.

  • La tipografía principal y secundaria*

También la tipografía define tu imagen: ¡hay que ser coherentes en su uso!

*¡Tengo que escribir un post sobre estos dos temas! ^_^

Aquí me paro un momento y añado una pequeña nota.

Ya que el objetivo es mantener la imagen coordinada, seguir las pautas del manual ayuda a tener un estilo siempre igual en cualquier situación que nos encontremos profesionalmente, evitando transmitir una sensación «estridente» a nuestros clientes.

2- Diferentes versiones de logo y prohibiciones

Cuando diseño la imagen de una empresa, me imagino su día a día, como podrá ser utilizado el logo que estoy proyectando, con que soportes se imprimirá, como se verá sobre el producto.

Por esto es importante tener claro cuales versiones del logo (también en blanco sobre fondo negro, todo negro, matices de gris…) se podrán necesitar. A menudo se piden versiones para fondos tan característicos como rojo o azul, pero también puede que se prohiban unos usos como el sobre fondo arcoiris…

Por ejemplo, si el color principal es el azul, así como el fondo del soporte, es seguro que el logo desaparecerá: hay que encontrar una alternativa que seguramente encontrarás entre las diferentes versiones de logo.

Las versiones diferentes comprenden colores, formas como alargada, vertical o cuadrada: hay que estar listos para imprimir en targetas de visita, el lateral de un avión, o la cabeza de un alfiler… ¡es broma!

Prever los usos y las declinaciones de un logo dará valor a la imagen de marca

3- Aplicaciones y ejemplos

Existen mockups de todo tipo que te permiten ver o imaginar el resultado final: tu logo tiene un efecto diferente en el centro de una hoja blanca o en la targeta de visita, que tiene un espacio más reducido. ¿Como te imaginas mientras la entregas a tu cliente potencial? ¿Como serían las etiquetas del producto, una vez aplicadas? ¿Y las cajas?

En esta sección del manual de imagen corporativa, podrás ver tu logo en diferentes situaciones prácticas. ¡Adoro los mockups!

4- Declinacones

Todo cambia y todo evoluciona: aunque tu logo sea recién estrenado, se puede pensar que en el futuro podríamos añadir servicios o productos que se identifican mejor con otro color, añadiendo algo o simplemente cambiando un detalle. Para que me entiendas: Coca Cola ha añadido colores diferentes para resaltar las diferentes declinaciones como Light, Zero, Sin Cafeina… la evolución es clara, su logo ha cambiado tantas veces sin perder su identidad de marca.

Igual su manual de imagen corporativa es tan secreto como su receta…

Conclusión

Sin manual de imagen corporativa se sobrevive pero con el manual se vive muy bien

Gestionar el uso del logo y de cuanto está a su alrededor de manera coordinada simplifica muchas muchas cosas y nos permite dar siempre una imagen coherente, por tanto más profesional.