10 propósitos para una oficina smart en 2019

10 propósitos para una oficina smart en 2019

¡Feliz año!

Admítelo, ¡tu también estás con tu lista de buenos propósitos para el 2019!

Seguro que queremos empezar el año en la mejor manera: las fiestas nos han regalado una energía que nos hace brillantes , con iniciativas nuevas.

Entonces dejemos atrás el clásico “Me apunto al gimnasio” y pensemos al lugar en que trabajamos. Hay muchos detalles para hacerlo SMART sin gastar demasiado. ¡Hagámoslo y dediquemos los buenos propósitos al espacio y al ambiente de trabajo!

1- Un escritorio despejado

Hoy en día se utiliza menos papel y más herramientas informáticas: hay tantas que será muy fácil encontrar la que más se adapta a nuestras necesidades, ahorrndonos dolores de cabeza.

Consecuencias

La mesa vacía nos permite ahorrar en el espacio físico y nos da la posibilidad de reorganizar el espacio de trabajo integrándolo con nuevos microambientes o abriéndonos a la posibilidad de compartir espacios y trabajar con profesionales diferentes, abrirnos a nuevos contactos, colaboraciones, ideas…

 

2- Renovar colores

¡Ya basta de gris y azul! Las empresas grandes y pequeñas ya han entendido que hay que estar coordinados enseñando la imagen de la propia marca hasta en los detalles. Han entendido que el color no despista sino ayuda en la concentración.

Consecuencias

Quién trabaja en espacios adecuadamente renovados cromáticamente, se identifica más en los valores de empresa y además el cliente, cuando entra, reconoce la marca y se siente EN la empresa. ¡Solo ventajas!

3- Crear un espacio dedicado al movil

Hoy el móvil es una herramienta necesaria en cada momento de nuestro trabajo, aunque deberíamos hablar bajito en presencia de los demás compañeros para no molestarlos. ¡Creando un lugar dedicado y fonoabsorbente, se evitarían muchos problemas!

Consecuencias

La concentración en el lugar de trabajo compartido se mantiene alta no obstante la presencia de más personas. Poder hablar en lugares un poco alejados y protegidos permite privacidad y reduce las molestias a los demás.

4- Invertir en el asiento de trabajo

Siempre he apoyado el reutilizo de materiales y muebles, elementos low cost pueden hacer el espacio muy original y personalizado. La tendencia del mix and match (diferentes estilos y precios en un mismo ambiente) entra con fuerza en los espacios de trabajo. Pero lo primero es lo primero: asientos confortables y ergonómicos.

¡Invertir en este elemento siempre es buena idea!

Consecuencias

Un asiento cómodo y ergonómico tiene efectos positivos: se reducen las ausencias en el trabajo por dolores, mejora el humor y también hay un a inmediata sensación de bienestar.

5- Cuidar el lugar para la pausá café

¡Por fin la importancia que se merece! Cuando nos relajamos con nuestros compañeros, en estos 10 minutos intercambiamos ideas y opiniones, estimulamos la creatividad, creamos nuevas conexiones. Por esto hay que favorecer estas sinergias entre las personas, las conversaciones, las ideas; añadiendo pizarras, invitaremos a crear contenidos alegres, pero también serios, fuentes de inspiración para nuevos proyectos.

Consecuencias

¡Si los momentos de descanso son más amenos, luego se rinde mucho más en el trabajo!

6- Renovar la sala reuniones

Esto nos interesa a todas las PYMES y las empresas más grandes: ¿cuánto tiempo gastado sin alcanzar resultados durante un encuentro?

Para llegar a ser eficaz, una reunión debería durar unos 45 minutos (¡sé de algunas de 8 horas!). Para reducir tiempos, hacer que los participantes sean proactivos, hay que eliminar las butacas tan cómodas que nos invitan a descansar y sustituirlas con asientos como taburetes y mesas más altas, reducir el número de participantes, tener un moderador, para tocar los puntos del día. Aquí hablo de esto.

Consecuencias

Renovar el ambiente dedicado a las reuniones para que estas sean más dinámicas lleva a una mayor eficiencia, una mejor imagen de la empresa, un ahorro de tiempo notable:  ¡es un win win!

7- Acoger adecuadamente los clientes

Ponemos mucha atención en nuestra tarjeta de visita o en la homepage de nuestra web, es la misma que hay que poner en la zona recepción: la presentación principal y “física” de nuestra empresa.

Además de cuidar la imagen corporativa es necesario (y mucho) que también la parte humana transmita los valores de empresa a los clientes y proveedores que entren en ese espacio.

Consecuencias

Un cliente o proveedor que entra con una sonrisa no tiene precio y si a esto hemos contribuido con nuestros espacios y nuestros empleados de la recepción…. ¡mejor aún!

8- Si tiene que esperar, ¡que sea como nosotros queramos!

¿Has pensado alguna vez que la sala de espera puede ser un problema para tus negocios? Después de acoger al cliente con todos los honores, le dejamos esperar una media hora en un lugar oscuro, incómodo, con viejos posters a las paredes… así vamos a perder todo lo que hemos trabajado con nuestro cliente. El 2019 es la ocasión para renovar también los espacios de espera, para que sean representativos, cómodos (según el tiempo medio de espera) y con un entretenimiento adecuado al momento en que vivimos (las revistas años ’90 podemos tirarlas – en el contenedor del papel). La sala de espera puede preparar el humor del cliente, estimular su curiosidad sobre nuestros productos/servicios.

Consecuencias

Una sala de espera bien preparada puede ser una ayuda muy importante para la venta, a la información, el relax: ¡nosotros mandamos!

9- En la oficina como en casa

Si la tendencia en el mundo del trabajo es una flexibilidad siempre más importante, también los espacios de los despachos son más acogedores y se asemejan a lugares domésticos. Trabajamos en casa, la oficina parece casa, los cafés y bares parecen casa…

El objetivo de hacer al ambiente tan cómodo es favorecer la concentración y el bienestar en una atmosfera positiva.

Consecuencias

Me acuerdo la envidia que sentía para un amigo mío que trabajaba en un despacho de arquitectura con mesas de madera natural, mientras que yo estaba en un despacho con mesas grises y metálicas, ¡ahora podemos evitar estos sentimientos negativos, sustituyéndolos por sentimientos positivos!

10- Más información sobre SMART WORKING

Este propósito es muy interesante pasa cada empresa, que aunque pequeña, puede hace acciones que lleven a trabajar de manera siempre más SMART. Ojo que las decisiones no tienen que ser tomas a la ligera, sino después de una atenta análisis y un programa realizado a medida para la empresa, pequeña o grande.

Para facilitar este recorrido he añadido un punto más a la lista.

 

11- Mi propósito: el proyecto con enfoque global para la oficina SMART

moving to smart workingEste año toma vida el proyecto al que he trabajado con empeño durante el 2018: se trata de SMOVE – moving to smart working (¡pronto la página web será online!), nacido para que las empresas puedan ser acompañadas hacia el Smart Working de manera personalizad, en función de la actividad, de los empleados, de las necesidades y valores de empresa. ¡Es un proyecto que me encanta!

Consecuencias

Las empresas tendrán la posibilidad de acercarse al mundo del Smart Working de manera gradual y correcta, global, con acciones pensadas.

Las ventajas del Smart working se conocen muy bien, pero se pueden alcanzar solamente con el enfoque adecuado.

Conclusiones

No perdamos la ocasión de trabajar mejor, aprovechemos el entusiasmo del inicio año para programar intervenciones eficaces para los espacios, para la organización de flujos de trabajo y personas: ¡el 209 será un año siempre más SMART!

Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Consejos para una reunión perfecta… o casi

Las salas reuniones non son todas iguales, pero siempre las imaginamos con una enorme mesa oscura y muchas butacas de las que te hundes dentro y una butaca más grande al puesto de honor para el jefe.

Por suerte las cosas han cambiado, se intenta acortar el tiempo de reunión a mucho menos que 4 horas (también sé de 8 horas!) y de dar el justo valor al tiempo (que es dinero también en reunión).

Pues voy a compartir algunas reflexiones sobre el tema, para mejorar la experiencia de cada participante, para que no se empiece alegres y termine agotados.

Empiezo con una cita que ma ha cambiado mi manera de ver las reuniones:

“Cuando non es necesario tener reunión

es necesario no tener la reunión “

[Gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014] 

Ya lo sé que es obvio, pero se nos olvida a menudo, pues de ahora en adelante, siempre me preguntaré antes de organizar una reunión: “¿La necesito de verdad?, ¿no sería más facil enviar un mail o hacer una llamada telefónica?”

¿Sabes cuanto tiempo se puede ahorrar de esta manera? ¡Horas de desplazamientos (sobre todo si hablamos de colaboradores que no trabajan en la misma oficina)!

En mi caso además me gusta subrayar la importancia de la reunión para establecer el BRIEF: puede ser presencial o por Skype, para hablar, conocernos mejor con el cliente y entender sus expectativas y exigencias reales.

Reflexiones sobre la preparación de la reunión

Si finalmente se decide celebrar la reunión, aquí te dejo unas sugerencias para organizarla en el mejor modo:

  • Horario, ritmo de trabajo, lugar: hay que establecerlos con anticipación, hay que tener en cuenta las demás obligaciones y ritmos de los demás participantes, por ejemplo, no reservar por la tarde el tiempo de quién tiene un turno de por la mañana, y al revés.
  • También hay que establecer una duración y respetar el horario en que se tiene que terminar el encuentro, sin olvidarnos de ser puntuales al principio.
  • Llamemos a participar a la reunión solo quienes sean realmente interesados y útiles para su desarrollo, dejándolo claro, para que nadie se sienta excluido (me pasó ver escenas de estas).
  • Orden del día: es muy bueno compartirla antes de que inicie el encuentro, para que cada uno pueda prepararse.
  • Habrá que elegir un moderador que favorezca el desarrollo del encuentro sin dejar que esto se empotre en polémicas menores.
  • El ambiente es muy importante, por esto es bueno también procurar que los participantes se sientan a gusto: un buen café y una galleta pueden ser nuestros aliados para atenuar roces inútiles.

Reflexiones sobre el espacio

“Para que el celebro trabaje, el resto del cuerpo tiene que estar cómodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014]

Siempre lo digo: el espacio es muy importante también durante las reuniones: ya sabemos de sobra que influye mucho sobre el estado de ánimo y el mismo portamento.

  • La sala tiene que ser bastante amplia para que los participantes se sientan cómodos y el moderador pueda moverse con facilidad.
    • Si es demasiado grande, para pocas personas, será muy fácil distraerse.
    • Si es muy pequeña con mucha gente, puede que se sienta agobio.
  • Los asientos tienen que ser cómodos, pero no demasiado: la comodidad o su ausencia tienen efecto sobre la dinámica de la reunión.
    • Los asientos en plan butaca tienen el riesgo de hacer la reunión eterna: ¡estamos la mar de bien allí sentados!
    • Mesa y asientos altos favorecen reuniones exprés, más productivas de las clásicas, pero reservadas a un grupo limitado de personas.

  • La disposición de las personas debe permitir que la gente se mire a la cara sintiéndose con las mismas condiciones de los demás (mesas circulares o cuadradas son óptimas; la rectangular lleva la atención a los extremos)
  • Factores ambientales: ¡luz difusa para no distraer, temperatura y ventilación adecuados, mejor encender la calefacción o el aire poco antes de que empiecen los trabajos!
  • Herramienta de comunicación a la altura de las nuevas tecnologías: a veces me piden de guardar presentaciones en versiones antiguas del programa o en pdf, ya que no saben lo que encontrarán en la sala de presentación…
  • Diseño corporativo: la sala reuniones es un espacio representativo: no acoge solamente encuentros de empleados, sino también clientes y proveedores. ¡Si la decoración envía mensajes que expresen los valores de empresa, este mismo espacio se volverá elemento importante en la comunicación de empresa!
  • Si además le damos un toque original, pues ya vamos genial… aunque no sé si los columpios ayudan en la concentración…

Mis conclusiones

Para que una reunión sea eficaz, es necesario considerar aspectos organizativos y espaciales: ya se sabe que para que un ambiente sea acogedor y apto para el trabajo que nos proponemos durante un encuentro, a veces basta un toque humano para el lugar y para el orden del día, ¿no estáis de acuerdo?

Un libro: un consejo

Ref.gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014

Los imprescindibles de mi espacio de trabajo – Sarah Cantavalle

Los imprescindibles de mi espacio de trabajo – Sarah Cantavalle

¡Ya estamos en Septiembre y empezamos otra vez a tope! Para estrenar el nuevo “año escolar” he decididolanzar una nueva sección de entrevistas a profesionales que admiro y que compartirán los imprescindibles de su espacio de trabajo: hablo de objetos y muebles que les sientan ben y que les hacen producir más.

Vamos a entrar en espacios profesionales pero también muy personales

Y además nunca se sabe que algún detalle pueda ser inspiración para tu espacio…

Huy empezamos con Sarah Cantavalle, he participado a la creación de su página web: allí nació una amistad y también colaboraciones como para Servizi Virtuali.

 

¿Quién eres? ¡Háblame un poco de ti!

Sarah Cantavalle, soy Copywryter y consultora de marqueting, ayudo empresas y profesionales en comunicar eficazmente con su público a través de contenidos de calidad.

www.sarahcant.it

sarah@sarahcant.it

¿Dónde trabajas?

En la buardilla de mi casa. He reservado una pared para mi escritorio.

Describe un MUEBLE imprescindible para tu espacio de trabajo.

Una silla con ruedas cómoda y un escritorio muy amplio sobre el que quepan todos mis apuntes escritos rigurosamente a mano.

Describe un OBJETO imprescindible para tu espacio de trabajo.

Una pantalla que pueda conectar al portatil y un ratón wireless, para no cansar los ojos y mantener una buena postura.

Describe un COLOR imprescindible para tu espacio de trabajo.

El blanco. Relaja y facilita la concentración.

¿Qué no puede faltar a las paredes de tu espacio de trabajo?

Unos cuadros que me recuerden que hay un munt maravilloso fuera de los muros de casa! Así me concentro más y termino de trabajar antes! 😉

Describe una HERRAMIENTA tecnológica o un’app fundamental para ti y para tu trabajo.

Uso muchisimas herramientas. La App del vocabulario de italiano Zanichelli me ayuda mucho cuando escribo.

¿Qué cambiarías de tu espacio y por qué?

Añadiría una planta, tal vez. El cambiamento verdadero que me encantaría para mi despacho es un poco más ambicioso: sueño un escritorio con vista al jardín, al lago o mejor, al mare!

spathiphyllum per Sarah Cantavalle…y mis conclusiones!

Me encantan los imprescindibles de Sarah Cantavalle, la imagen del escritorio espacoso para que quepan los apuntes escritos a mano me transmite la idea de un espacio muy personal: además ¡me encanta que sueñes a lo grande!

Empezar con una planta es lo ideal, ya verás como lo cambia todo! Si el espacio no tiene mucha luz, hay plantas como la aspidistra que aguantan sin problema la falta de luz, la Montera deliciosa o el Anthurium y el Spatiphyllum, con flores blancas, como te gusta a ti!

Escursión en Valgrande con una infografía

Escursión en Valgrande con una infografía

Esto de comunicar información para la escursión en Valgrande se ha convertido en la oportunidad de expresar conceptos de manera diferente!

Los organizasores de la escapada en el proyecto Wild Experience en Valgrande a Bibione me han pedido de hacer esta infografía : todas las informaciones ordenadas en una única image, colores corporativos e iconos sugenentes ayudan a entender lo todo. Un proyecto divertido, educativo y ecológico.

Wild Experience infographic by FAB813

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

 

Solo así podrás descubrir de verdad cuales son tus deseos.

Lamentablemente en el trabajo, cualquier trabajo, siempre se habla de tiempos de entrega. He pasado noches a empaquetar planos a entregar a las 9:00 e la mañana después, con un día de zombie anexo!

¿Pero por qué escribir un post de este tipo?

Es que las entregas “oficiales” concordadas con el cliente o con la administración, que de todas formas el tiempo no basta nunca, y lo sabemos…

¿Y que pasa cuando el cliente particular, pide un asesoramiento para su propia casa o un autónomo que quiere renovar los espacio o su imagen?

He que decir que aquí las cosas cambian, ya que muchas veces la situación inicial deja entender que las ideas aún no son claras; pues cuando me preguntan:

“¿Cuanto piensas tardar en crear…?”

Pues a veces no sé contestar con exctitud, aunque en principio sé cuanto tiempo necesito para hacer un trabajo, pero ante las dudas que encuentro en las preguntas que pongo, tengo que afirmar que entre decir y hacer hay que DECIDIR. Por esto me sale un “DEPENDE…” por respuesta.

Puede parecer una crítica al cliente que non tiene las ideas claras, pero no lo es: es normal que cuando nos acercamos a algo que conocemos menos bien, nos atrapen las dudas sobre qué queremos, como lo queremos y por qué lo queremos así.

Pídeme elegir un coche y todavía estaré pensando en el modelo…

Para resolver la questión hay el BRIEF, del que hablo en otro post, o entrevistas y charlas con el profesional, antes de acquisir el producto/servicio.

¡Nunca tengas miedo!*

*Esta es lo que siempre repite mi tio y puede que sea perfecto para este tema, ya que por el miedo , hacemos a menudo las cosas de prisa, pero si nos paramos un momento y pensamos, seguro que encontraremos las motivacioes que nos empujan a actuar.

tiempo para decidir FAB813

Si encontramos nuestros por qué, podemos entender de verdad lo que queremos.

Cuando iba a casarme, he comprado  muchas revistas de trajes de boda, he buscado en internet checklists para organizarlo todo , también tenía una libreta llena de recortes de modelos de trajes, ramos de flores, zapatos y peinados. Me gustava algo de cada uno de los modelos, pero si hubiese juntado todo lo que melamaba la atención, habría exagerado y el resultado no habría sido ni simple ni tampoco elegante. Lo contrario de lo que luego entendí ser mi objetivo.

En ese momento entendí el por qué, ¡pues y sabía lo que quería!

Solamente gracias al asesoramiento de la modista, he empezado a quitar detalles hasta llegar a un resultado que no se parecía en nada a mis recortes de revistas, pero que era MI traje, era perfecto para mi y para mi piel, para mi figura y sobre todo para mi forma de ser.

Con esto lo que quiero decir es que si no me hubiese parado a pensar, si no hubiese escuchado los consejos de una profesional, no habría llegado a tener mi traje perfecto, sino solamente una copia mala de algo ya visto.

Momento conclusiones

…y sin prisa, que es mala consejera. En el busines hay que tomar decisiones y actuar más o menos cuando se está seguros: el “más o menos” va para los que, si no está todo perfecto… pero ya hablaremos de eso en otro post.

Lo que no está bien es hacer las cosas

porque todos lo hacen así y porque “se hace así”.

Esta no es TU motivación y no va seguramente a traerte los resultados que tu quieres obtener.

¿Etás de acuerdo?