Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Consejos para una reunión perfecta… o casi

Las salas reuniones non son todas iguales, pero siempre las imaginamos con una enorme mesa oscura y muchas butacas de las que te hundes dentro y una butaca más grande al puesto de honor para el jefe.

Por suerte las cosas han cambiado, se intenta acortar el tiempo de reunión a mucho menos que 4 horas (también sé de 8 horas!) y de dar el justo valor al tiempo (que es dinero también en reunión).

Pues voy a compartir algunas reflexiones sobre el tema, para mejorar la experiencia de cada participante, para que no se empiece alegres y termine agotados.

Empiezo con una cita que ma ha cambiado mi manera de ver las reuniones:

“Cuando non es necesario tener reunión

es necesario no tener la reunión “

[Gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014] 

Ya lo sé que es obvio, pero se nos olvida a menudo, pues de ahora en adelante, siempre me preguntaré antes de organizar una reunión: “¿La necesito de verdad?, ¿no sería más facil enviar un mail o hacer una llamada telefónica?”

¿Sabes cuanto tiempo se puede ahorrar de esta manera? ¡Horas de desplazamientos (sobre todo si hablamos de colaboradores que no trabajan en la misma oficina)!

En mi caso además me gusta subrayar la importancia de la reunión para establecer el BRIEF: puede ser presencial o por Skype, para hablar, conocernos mejor con el cliente y entender sus expectativas y exigencias reales.

Reflexiones sobre la preparación de la reunión

Si finalmente se decide celebrar la reunión, aquí te dejo unas sugerencias para organizarla en el mejor modo:

  • Horario, ritmo de trabajo, lugar: hay que establecerlos con anticipación, hay que tener en cuenta las demás obligaciones y ritmos de los demás participantes, por ejemplo, no reservar por la tarde el tiempo de quién tiene un turno de por la mañana, y al revés.
  • También hay que establecer una duración y respetar el horario en que se tiene que terminar el encuentro, sin olvidarnos de ser puntuales al principio.
  • Llamemos a participar a la reunión solo quienes sean realmente interesados y útiles para su desarrollo, dejándolo claro, para que nadie se sienta excluido (me pasó ver escenas de estas).
  • Orden del día: es muy bueno compartirla antes de que inicie el encuentro, para que cada uno pueda prepararse.
  • Habrá que elegir un moderador que favorezca el desarrollo del encuentro sin dejar que esto se empotre en polémicas menores.
  • El ambiente es muy importante, por esto es bueno también procurar que los participantes se sientan a gusto: un buen café y una galleta pueden ser nuestros aliados para atenuar roces inútiles.

Reflexiones sobre el espacio

“Para que el celebro trabaje, el resto del cuerpo tiene que estar cómodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014]

Siempre lo digo: el espacio es muy importante también durante las reuniones: ya sabemos de sobra que influye mucho sobre el estado de ánimo y el mismo portamento.

  • La sala tiene que ser bastante amplia para que los participantes se sientan cómodos y el moderador pueda moverse con facilidad.
    • Si es demasiado grande, para pocas personas, será muy fácil distraerse.
    • Si es muy pequeña con mucha gente, puede que se sienta agobio.
  • Los asientos tienen que ser cómodos, pero no demasiado: la comodidad o su ausencia tienen efecto sobre la dinámica de la reunión.
    • Los asientos en plan butaca tienen el riesgo de hacer la reunión eterna: ¡estamos la mar de bien allí sentados!
    • Mesa y asientos altos favorecen reuniones exprés, más productivas de las clásicas, pero reservadas a un grupo limitado de personas.

  • La disposición de las personas debe permitir que la gente se mire a la cara sintiéndose con las mismas condiciones de los demás (mesas circulares o cuadradas son óptimas; la rectangular lleva la atención a los extremos)
  • Factores ambientales: ¡luz difusa para no distraer, temperatura y ventilación adecuados, mejor encender la calefacción o el aire poco antes de que empiecen los trabajos!
  • Herramienta de comunicación a la altura de las nuevas tecnologías: a veces me piden de guardar presentaciones en versiones antiguas del programa o en pdf, ya que no saben lo que encontrarán en la sala de presentación…
  • Diseño corporativo: la sala reuniones es un espacio representativo: no acoge solamente encuentros de empleados, sino también clientes y proveedores. ¡Si la decoración envía mensajes que expresen los valores de empresa, este mismo espacio se volverá elemento importante en la comunicación de empresa!
  • Si además le damos un toque original, pues ya vamos genial… aunque no sé si los columpios ayudan en la concentración…

Mis conclusiones

Para que una reunión sea eficaz, es necesario considerar aspectos organizativos y espaciales: ya se sabe que para que un ambiente sea acogedor y apto para el trabajo que nos proponemos durante un encuentro, a veces basta un toque humano para el lugar y para el orden del día, ¿no estáis de acuerdo?

Un libro: un consejo

Ref.gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014

¿Me das un presupuesto? La responsabilidad del creativo

¿Me das un presupuesto? La responsabilidad del creativo

Mi responsabilidad hacia el cliente

empieza antes de elaborar el presupuesto

Como emprendedora creativa me siento responsable de lo que proyecto o no proyecto: sé muy bien cual es su valor, sé que la creación tiene que estar a la laltura de las espectativas, pero también tiene que ser funcional cn respecto a los objetivos.

Por este motivo he escrito un post sobre los tiempos que cada emprendedor tiene que tomarse.

Y vuelvo a este tema porque justo hace unos días, me han pedido un presupuesto “más o menos” sobre un trabajo, mejor dicho una idea, desarrollable de mil maneras y de la cual aún mucho estaba or decidir. Era una idea en su forma embrional, que no tenía ningún proyecto detrás.

¿Como se puede hacer un presupuesto sobre algo que aún no tiene ninguna definición? Honestamente no he podido da un “número“, pero me he tomado el tiempo para explicar mis motivaciones y aconsejar en donde ese proyecto necesitaba aclaraciones, hacer unas búsquedas, crear un plan B (en esta caso puede hacer falta), con ejemplos y herramientas para realizar la investigación. He preferido alejar la posibilidad de tener ese cliente para ayudar un “NO CLIENTE” a crear algo más concreto.

No sé si he hecho bien, pero me ha parecido mantener un portamieno responsable hacia él, y también hacia mi.

Esta es la responsabilidad del presupuesto.

Cuando entrego un presupuesto, me comprometo a executar ese trabajo en el momento en que el cliente lo acepte: yo he puesto mis condiciones que se habrán aceptado. Si no puedo desarrollar el presupuesto evaluando todas las acciones que haré, prefiero evitar de rellenarlo. El riesgo sería empezar con una base muy baja, teniendo que trabajar mucho más de lo que me había imaginado por las modificaciones tan frecuentes (si no se han las ideas claras, se modifica todo mucho mucho!) aumentando así el precio final.

De esta manera el cliente no será satisfecho por pagar mucho más de lo que se esperaba!

No hice aquel presupuesto

He dado una idea de precio inicial, avisando que podría crecer mucho, pero no he puesto nada por escrito.

Al final el “NO CLIENTE” me lo ha agradecido de verdad, se ha puesto a repensar a su idea para que se vuelva proyecto concreto; a ver si en un tiempo volverá, pero estoy segura que sí!

Si hubiese sido un proyecto de interiorismo se habría podido utilizar el asesoramiento por ejemplo online, pero en este caso es gráfica.

¿Y tu te has encontrado en esta situación? ¿Te han hecho el presupuesto?

¿Te ha satisfecho el resultado?

El brief: una guía para el cliente

El brief: una guía para el cliente

¡Llegar preparados es mejor!

Ie Brief creativo, este desconocido

Si mep ides que te diseñe un logo o un ambiente, tendré absolutamente que quedar contigo, también por Skype, para hablar, definir objetivos, entender que camino tomar. Puede que sea una cosa informal, un café, o que sea una reunión más seria, lo importante es tener un encuentro.

He decidido explicar aquí el por qué es tan importante esta “charla”, que siempre ha de pasar antes del comienzo de cualquier proyecto creativo.

No quiero llegar a esto:

“Aquí tienes tu papel/espacio; ¡ahora crea!”

…Sí, me ha pasado.

Con esta premisa podría crear cualquier cosa (¿una florecita por ejemplo?), pero no estaría en la condición de realizar lo que de verdad ayudaría a mi cliente en alcanzar sus metas, ya que no las conozco

Siempre lo digo: soy creativa por objetivos: si no tengo el objetivo, podría hacer algo bonito, pero eso: sería solamente bonito y nada más. Es necesario que entienda los motivos de lo que voy a hacer.

Así este encuentri sirve para entender no solamente los objetivos, el caracter del cliente, sino también las necesidades específicas y técnicas a tener en cuenta en el momento en que empiezo el proyecto.

En el caso de trabajo con finalidad comercial, también necesito entender la estrategia de comunicación que se ha planificado (o se está planificando).

Fab813 BriefProfundizemos: qué pongo en el brief

Yo prefiero siempre tener un contacto visual, por esto pido una visita en persona o por Skype: mirarse a los ojos ayuda a establecer confianza y conocernos mejor. Por esto hacemos un brief, ¿no?

Prefiero hablar, ya que, aunque tenga preparadas mis preguntas estandard, siempre se puede llegar a un tema nuevo, que puede llegar a ser interesante en el momento en el que empieza el proceso creativo: llego preparada, pero con mente abierta.

Aquí los puntos principales:

  • Hablame de ti

En fase de Brief necesito saber cuanto más posible sobre ti (profesionalmente): que haces, que competitors tienes, qué te te diferencia de ellos…

Es una pequeña analysis del punto de partida de nuetro proyecto.

  • Cuales son tus objetivos

Te preguntaré por qué me pides este servicio, como quieres utilizar el resultado; por ejemplo, si quieres un logo ¿donde lo pondrás? Seguramente no aparecerá solo en las targetas de vsita o en la cabecera de tu página we, si eres una compañía aerea, el logo deberá ser leible desde muy lejos, si en cambio  fabricas alfileres, estaría genial que se pudiera ver tu logo en la cabeza de algunos de ellos… Cambia, ¿no?

Si estamos hablando de estancias, necesito entender que actividad se va a hacer, cuantas personas participan, por cuanto tiempo, si son de la empresa, clientes o proveedores, ¿también en este caso cambia mucho!

  • Tuo público

Esta parte es muy importante: a quién estamos hablando? Entender cual es el target de referencia es fundamental, ya que si te voy a crear un logo muy rosa y corazones y luego descubro que el cliente ideal es el transportista metal, muy bien no vamos…

Recuerda siempre la doble cara del diseño: un lado nos refleja y el ptro comunica.

  • Y a ti que te gusta?

Si, como he dicho antes, el diseåo es un reflejo de ti, tendré que saber cuales colores te representan mejor, las geometrías, los estilos. No esperes que el resultado final siga todo esto (¿ sino qué diseñadora sería?), pero lo tendré mucho en cuenta.

  • Seamos prácticos

Todavía no hemos hablado de tiempos y presupuestos: este es el momento: hay un día especifico de entrega? Puedo contar con un budget para los gastos? Si consideramos un proyecto de interiorismo, conocer el gasto que has previsto me ayuda muchisimos a elaborar propuestas adeguatas.

Por mi experiencia, si antes de meterte en un proyecto para ti o tu empresa, non has evaluado hasta cuanto estás dispuesto gastar, significa que non tienes las ideas claras y las cosas no irán bien.

¡Se trata de una inversión para llegar a tu objetivo!

¿Y luego que pasa?

Ya tengo toda la información que necesitaba. Seguro que habrán más preguntas por mi parte o por la tuya y hablaremos más a fondo de algunas cuestiones más o menos técnicas, pero como comienzo, ya tengo el punto de partida optimal.

…ahora me encierro en mi casa: necesito crear…