Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Consejos para una reunión perfecta… o casi

Las salas reuniones non son todas iguales, pero siempre las imaginamos con una enorme mesa oscura y muchas butacas de las que te hundes dentro y una butaca más grande al puesto de honor para el jefe.

Por suerte las cosas han cambiado, se intenta acortar el tiempo de reunión a mucho menos que 4 horas (también sé de 8 horas!) y de dar el justo valor al tiempo (que es dinero también en reunión).

Pues voy a compartir algunas reflexiones sobre el tema, para mejorar la experiencia de cada participante, para que no se empiece alegres y termine agotados.

Empiezo con una cita que ma ha cambiado mi manera de ver las reuniones:

“Cuando non es necesario tener reunión

es necesario no tener la reunión “

[Gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014] 

Ya lo sé que es obvio, pero se nos olvida a menudo, pues de ahora en adelante, siempre me preguntaré antes de organizar una reunión: «¿La necesito de verdad?, ¿no sería más facil enviar un mail o hacer una llamada telefónica?»

¿Sabes cuanto tiempo se puede ahorrar de esta manera? ¡Horas de desplazamientos (sobre todo si hablamos de colaboradores que no trabajan en la misma oficina)!

En mi caso además me gusta subrayar la importancia de la reunión para establecer el BRIEF: puede ser presencial o por Skype, para hablar, conocernos mejor con el cliente y entender sus expectativas y exigencias reales.

Reflexiones sobre la preparación de la reunión

Si finalmente se decide celebrar la reunión, aquí te dejo unas sugerencias para organizarla en el mejor modo:

• Horario, ritmo de trabajo, lugar: hay que establecerlos con anticipación, hay que tener en cuenta las demás obligaciones y ritmos de los demás participantes, por ejemplo, no reservar por la tarde el tiempo de quién tiene un turno de por la mañana, y al revés.
• También hay que establecer una duración y respetar el horario en que se tiene que terminar el encuentro, sin olvidarnos de ser puntuales al principio.
• Llamemos a participar a la reunión solo quienes sean realmente interesados y útiles para su desarrollo, dejándolo claro, para que nadie se sienta excluido (me pasó ver escenas de estas).
• Orden del día: es muy bueno compartirla antes de que inicie el encuentro, para que cada uno pueda prepararse.
• Habrá que elegir un moderador que favorezca el desarrollo del encuentro sin dejar que esto se empotre en polémicas menores.
• El ambiente es muy importante, por esto es bueno también procurar que los participantes se sientan a gusto: un buen café y una galleta pueden ser nuestros aliados para atenuar roces inútiles.

Reflexiones sobre el espacio

“Para que el celebro trabaje, el resto del cuerpo tiene que estar cómodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014]

Siempre lo digo: el espacio es muy importante también durante las reuniones: ya sabemos de sobra que influye mucho sobre el estado de ánimo y el mismo portamento.

• La sala tiene que ser bastante amplia para que los participantes se sientan cómodos y el moderador pueda moverse con facilidad.
  • Si es demasiado grande, para pocas personas, será muy fácil distraerse.
  • Si es muy pequeña con mucha gente, puede que se sienta agobio.
• Los asientos tienen que ser cómodos, pero no demasiado: la comodidad o su ausencia tienen efecto sobre la dinámica de la reunión.
  • Los asientos en plan butaca tienen el riesgo de hacer la reunión eterna: ¡estamos la mar de bien allí sentados!
  • Mesa y asientos altos favorecen reuniones exprés, más productivas de las clásicas, pero reservadas a un grupo limitado de personas.

• La disposición de las personas debe permitir que la gente se mire a la cara sintiéndose con las mismas condiciones de los demás (mesas circulares o cuadradas son óptimas; la rectangular lleva la atención a los extremos)
• Factores ambientales: ¡luz difusa para no distraer, temperatura y ventilación adecuados, mejor encender la calefacción o el aire poco antes de que empiecen los trabajos!
• Herramienta de comunicación a la altura de las nuevas tecnologías: a veces me piden de guardar presentaciones en versiones antiguas del programa o en pdf, ya que no saben lo que encontrarán en la sala de presentación…
• Diseño corporativo: la sala reuniones es un espacio representativo: no acoge solamente encuentros de empleados, sino también clientes y proveedores. ¡Si la decoración envía mensajes que expresen los valores de empresa, este mismo espacio se volverá elemento importante en la comunicación de empresa!
• Si además le damos un toque original, pues ya vamos genial… aunque no sé si los columpios ayudan en la concentración…

Mis conclusiones

Para que una reunión sea eficaz, es necesario considerar aspectos organizativos y espaciales: ya se sabe que para que un ambiente sea acogedor y apto para el trabajo que nos proponemos durante un encuentro, a veces basta un toque humano para el lugar y para el orden del día, ¿no estáis de acuerdo?

Un libro: un consejo

Ref.gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014