Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Sala reuniones, un tema de tiempo y espacio

Consejos para una reunión perfecta… o casi

Las salas reuniones non son todas iguales, pero siempre las imaginamos con una enorme mesa oscura y muchas butacas de las que te hundes dentro y una butaca más grande al puesto de honor para el jefe.

Por suerte las cosas han cambiado, se intenta acortar el tiempo de reunión a mucho menos que 4 horas (también sé de 8 horas!) y de dar el justo valor al tiempo (que es dinero también en reunión).

Pues voy a compartir algunas reflexiones sobre el tema, para mejorar la experiencia de cada participante, para que no se empiece alegres y termine agotados.

Empiezo con una cita que ma ha cambiado mi manera de ver las reuniones:

“Cuando non es necesario tener reunión

es necesario no tener la reunión “

[Gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014] 

Ya lo sé que es obvio, pero se nos olvida a menudo, pues de ahora en adelante, siempre me preguntaré antes de organizar una reunión: “¿La necesito de verdad?, ¿no sería más facil enviar un mail o hacer una llamada telefónica?”

¿Sabes cuanto tiempo se puede ahorrar de esta manera? ¡Horas de desplazamientos (sobre todo si hablamos de colaboradores que no trabajan en la misma oficina)!

En mi caso además me gusta subrayar la importancia de la reunión para establecer el BRIEF: puede ser presencial o por Skype, para hablar, conocernos mejor con el cliente y entender sus expectativas y exigencias reales.

Reflexiones sobre la preparación de la reunión

Si finalmente se decide celebrar la reunión, aquí te dejo unas sugerencias para organizarla en el mejor modo:

  • Horario, ritmo de trabajo, lugar: hay que establecerlos con anticipación, hay que tener en cuenta las demás obligaciones y ritmos de los demás participantes, por ejemplo, no reservar por la tarde el tiempo de quién tiene un turno de por la mañana, y al revés.
  • También hay que establecer una duración y respetar el horario en que se tiene que terminar el encuentro, sin olvidarnos de ser puntuales al principio.
  • Llamemos a participar a la reunión solo quienes sean realmente interesados y útiles para su desarrollo, dejándolo claro, para que nadie se sienta excluido (me pasó ver escenas de estas).
  • Orden del día: es muy bueno compartirla antes de que inicie el encuentro, para que cada uno pueda prepararse.
  • Habrá que elegir un moderador que favorezca el desarrollo del encuentro sin dejar que esto se empotre en polémicas menores.
  • El ambiente es muy importante, por esto es bueno también procurar que los participantes se sientan a gusto: un buen café y una galleta pueden ser nuestros aliados para atenuar roces inútiles.

Reflexiones sobre el espacio

“Para que el celebro trabaje, el resto del cuerpo tiene que estar cómodo”.

[Gestionar reuniones ¡es facil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014]

Siempre lo digo: el espacio es muy importante también durante las reuniones: ya sabemos de sobra que influye mucho sobre el estado de ánimo y el mismo portamento.

  • La sala tiene que ser bastante amplia para que los participantes se sientan cómodos y el moderador pueda moverse con facilidad.
    • Si es demasiado grande, para pocas personas, será muy fácil distraerse.
    • Si es muy pequeña con mucha gente, puede que se sienta agobio.
  • Los asientos tienen que ser cómodos, pero no demasiado: la comodidad o su ausencia tienen efecto sobre la dinámica de la reunión.
    • Los asientos en plan butaca tienen el riesgo de hacer la reunión eterna: ¡estamos la mar de bien allí sentados!
    • Mesa y asientos altos favorecen reuniones exprés, más productivas de las clásicas, pero reservadas a un grupo limitado de personas.

  • La disposición de las personas debe permitir que la gente se mire a la cara sintiéndose con las mismas condiciones de los demás (mesas circulares o cuadradas son óptimas; la rectangular lleva la atención a los extremos)
  • Factores ambientales: ¡luz difusa para no distraer, temperatura y ventilación adecuados, mejor encender la calefacción o el aire poco antes de que empiecen los trabajos!
  • Herramienta de comunicación a la altura de las nuevas tecnologías: a veces me piden de guardar presentaciones en versiones antiguas del programa o en pdf, ya que no saben lo que encontrarán en la sala de presentación…
  • Diseño corporativo: la sala reuniones es un espacio representativo: no acoge solamente encuentros de empleados, sino también clientes y proveedores. ¡Si la decoración envía mensajes que expresen los valores de empresa, este mismo espacio se volverá elemento importante en la comunicación de empresa!
  • Si además le damos un toque original, pues ya vamos genial… aunque no sé si los columpios ayudan en la concentración…

Mis conclusiones

Para que una reunión sea eficaz, es necesario considerar aspectos organizativos y espaciales: ya se sabe que para que un ambiente sea acogedor y apto para el trabajo que nos proponemos durante un encuentro, a veces basta un toque humano para el lugar y para el orden del día, ¿no estáis de acuerdo?

Un libro: un consejo

Ref.gestionar reuniones ¡es fácil! Barbara J. Streibel, Profit editorial 2003-2014

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

Tómate tu tiempo: entre decir y hacer hay que decir

 

Solo así podrás descubrir de verdad cuales son tus deseos.

Lamentablemente en el trabajo, cualquier trabajo, siempre se habla de tiempos de entrega. He pasado noches a empaquetar planos a entregar a las 9:00 e la mañana después, con un día de zombie anexo!

¿Pero por qué escribir un post de este tipo?

Es que las entregas “oficiales” concordadas con el cliente o con la administración, que de todas formas el tiempo no basta nunca, y lo sabemos…

¿Y que pasa cuando el cliente particular, pide un asesoramiento para su propia casa o un autónomo que quiere renovar los espacio o su imagen?

He que decir que aquí las cosas cambian, ya que muchas veces la situación inicial deja entender que las ideas aún no son claras; pues cuando me preguntan:

“¿Cuanto piensas tardar en crear…?”

Pues a veces no sé contestar con exctitud, aunque en principio sé cuanto tiempo necesito para hacer un trabajo, pero ante las dudas que encuentro en las preguntas que pongo, tengo que afirmar que entre decir y hacer hay que DECIDIR. Por esto me sale un “DEPENDE…” por respuesta.

Puede parecer una crítica al cliente que non tiene las ideas claras, pero no lo es: es normal que cuando nos acercamos a algo que conocemos menos bien, nos atrapen las dudas sobre qué queremos, como lo queremos y por qué lo queremos así.

Pídeme elegir un coche y todavía estaré pensando en el modelo…

Para resolver la questión hay el BRIEF, del que hablo en otro post, o entrevistas y charlas con el profesional, antes de acquisir el producto/servicio.

¡Nunca tengas miedo!*

*Esta es lo que siempre repite mi tio y puede que sea perfecto para este tema, ya que por el miedo , hacemos a menudo las cosas de prisa, pero si nos paramos un momento y pensamos, seguro que encontraremos las motivacioes que nos empujan a actuar.

tiempo para decidir FAB813

Si encontramos nuestros por qué, podemos entender de verdad lo que queremos.

Cuando iba a casarme, he comprado  muchas revistas de trajes de boda, he buscado en internet checklists para organizarlo todo , también tenía una libreta llena de recortes de modelos de trajes, ramos de flores, zapatos y peinados. Me gustava algo de cada uno de los modelos, pero si hubiese juntado todo lo que melamaba la atención, habría exagerado y el resultado no habría sido ni simple ni tampoco elegante. Lo contrario de lo que luego entendí ser mi objetivo.

En ese momento entendí el por qué, ¡pues y sabía lo que quería!

Solamente gracias al asesoramiento de la modista, he empezado a quitar detalles hasta llegar a un resultado que no se parecía en nada a mis recortes de revistas, pero que era MI traje, era perfecto para mi y para mi piel, para mi figura y sobre todo para mi forma de ser.

Con esto lo que quiero decir es que si no me hubiese parado a pensar, si no hubiese escuchado los consejos de una profesional, no habría llegado a tener mi traje perfecto, sino solamente una copia mala de algo ya visto.

Momento conclusiones

…y sin prisa, que es mala consejera. En el busines hay que tomar decisiones y actuar más o menos cuando se está seguros: el “más o menos” va para los que, si no está todo perfecto… pero ya hablaremos de eso en otro post.

Lo que no está bien es hacer las cosas

porque todos lo hacen así y porque “se hace así”.

Esta no es TU motivación y no va seguramente a traerte los resultados que tu quieres obtener.

¿Etás de acuerdo?

 

 

Navidades 2017, una idea para regalar a quién quieras

Navidades 2017, una idea para regalar a quién quieras

 

Las Navidades 2017 se acercan y siempre nos quedamos buscando nuevos regalosoriginales

No sé si lo has notado, pero desde que he creado #FAB813, he añadido un nuevo servicio de asesoramiento online que dura media hora en este tiempo doy consejos e ideas posibles para un rincón de la casa, tienda u oficina.

30 minuts by FAB813

30 minuti per te

Primero me envían fotografías y a lo mejor una planta del lugar elegido, las ideas y las dudas: llegaré preparada a la cita y los 30 minutos  empiezarán despuéde de los primeros minutos de presentación. NO STRESS ^_^.

Ya que este formato ha tenido éxito, he pensado de promocionarlo para estas Navidades 2017, para darlo a conocer a más personas este método para recibir consejos específicos para un espacio de casa u oficina.

 

30 minutos para ti

reservados durante el més de

Diciembre 2017

por 35,00 €

(antes 42,50€) para asesoramientos que se podrán hacer

desde el dí 01 de Dicembre  2017 al 31 de Marzo 2018

 

 

 

La idea es esta: tu compras la consulta antes del 31 de Diciembre 2017  y la persona a quién has regalaso el servicio, podrá utilizar su regalo dentro del 31 de Marzo 2018!

Son unos 3 meses desde las Navidades!

Un regalo amarillo #FAB813!

A quién puedes hacer el regalo?

  • Al primo que acabade mudarse al piso nuevo y tiene que posicionar los muebles que le han dado los parientes….
  • A la hermana que acaba de hacerse autónoma y tiene que encontrar su espacio para trabajar desde casa;
  • Al amigo soltero que quiere conquistar a las chicas ciuando vean su estupenda pared del comedor!
  • Al tio, ya que cuando entras en su despacho querrías ver un poquito más de color, también para sus pobres clientes…
  • A la cuñada, que tiene una tienda tan mona, pero ya le faltan ideas para su escaparate.

En estos casos una media hora de consejos, ideas, inspiraciones, podrían resolver muchos problemas y hacer que las personas sean más alegrescomenzando el año nuevo con más energía.

 

¡Diciembre se pasa rápido!

 

¡La solución a una pared blanca dura solo media hora!

 

parete bianca 30 minuti per te

¿QUIERES HACER YA EL REGALO?

El brief: una guía para el cliente

El brief: una guía para el cliente

¡Llegar preparados es mejor!

Ie Brief creativo, este desconocido

Si mep ides que te diseñe un logo o un ambiente, tendré absolutamente que quedar contigo, también por Skype, para hablar, definir objetivos, entender que camino tomar. Puede que sea una cosa informal, un café, o que sea una reunión más seria, lo importante es tener un encuentro.

He decidido explicar aquí el por qué es tan importante esta “charla”, que siempre ha de pasar antes del comienzo de cualquier proyecto creativo.

No quiero llegar a esto:

“Aquí tienes tu papel/espacio; ¡ahora crea!”

…Sí, me ha pasado.

Con esta premisa podría crear cualquier cosa (¿una florecita por ejemplo?), pero no estaría en la condición de realizar lo que de verdad ayudaría a mi cliente en alcanzar sus metas, ya que no las conozco

Siempre lo digo: soy creativa por objetivos: si no tengo el objetivo, podría hacer algo bonito, pero eso: sería solamente bonito y nada más. Es necesario que entienda los motivos de lo que voy a hacer.

Así este encuentri sirve para entender no solamente los objetivos, el caracter del cliente, sino también las necesidades específicas y técnicas a tener en cuenta en el momento en que empiezo el proyecto.

En el caso de trabajo con finalidad comercial, también necesito entender la estrategia de comunicación que se ha planificado (o se está planificando).

Fab813 BriefProfundizemos: qué pongo en el brief

Yo prefiero siempre tener un contacto visual, por esto pido una visita en persona o por Skype: mirarse a los ojos ayuda a establecer confianza y conocernos mejor. Por esto hacemos un brief, ¿no?

Prefiero hablar, ya que, aunque tenga preparadas mis preguntas estandard, siempre se puede llegar a un tema nuevo, que puede llegar a ser interesante en el momento en el que empieza el proceso creativo: llego preparada, pero con mente abierta.

Aquí los puntos principales:

  • Hablame de ti

En fase de Brief necesito saber cuanto más posible sobre ti (profesionalmente): que haces, que competitors tienes, qué te te diferencia de ellos…

Es una pequeña analysis del punto de partida de nuetro proyecto.

  • Cuales son tus objetivos

Te preguntaré por qué me pides este servicio, como quieres utilizar el resultado; por ejemplo, si quieres un logo ¿donde lo pondrás? Seguramente no aparecerá solo en las targetas de vsita o en la cabecera de tu página we, si eres una compañía aerea, el logo deberá ser leible desde muy lejos, si en cambio  fabricas alfileres, estaría genial que se pudiera ver tu logo en la cabeza de algunos de ellos… Cambia, ¿no?

Si estamos hablando de estancias, necesito entender que actividad se va a hacer, cuantas personas participan, por cuanto tiempo, si son de la empresa, clientes o proveedores, ¿también en este caso cambia mucho!

  • Tuo público

Esta parte es muy importante: a quién estamos hablando? Entender cual es el target de referencia es fundamental, ya que si te voy a crear un logo muy rosa y corazones y luego descubro que el cliente ideal es el transportista metal, muy bien no vamos…

Recuerda siempre la doble cara del diseño: un lado nos refleja y el ptro comunica.

  • Y a ti que te gusta?

Si, como he dicho antes, el diseåo es un reflejo de ti, tendré que saber cuales colores te representan mejor, las geometrías, los estilos. No esperes que el resultado final siga todo esto (¿ sino qué diseñadora sería?), pero lo tendré mucho en cuenta.

  • Seamos prácticos

Todavía no hemos hablado de tiempos y presupuestos: este es el momento: hay un día especifico de entrega? Puedo contar con un budget para los gastos? Si consideramos un proyecto de interiorismo, conocer el gasto que has previsto me ayuda muchisimos a elaborar propuestas adeguatas.

Por mi experiencia, si antes de meterte en un proyecto para ti o tu empresa, non has evaluado hasta cuanto estás dispuesto gastar, significa que non tienes las ideas claras y las cosas no irán bien.

¡Se trata de una inversión para llegar a tu objetivo!

¿Y luego que pasa?

Ya tengo toda la información que necesitaba. Seguro que habrán más preguntas por mi parte o por la tuya y hablaremos más a fondo de algunas cuestiones más o menos técnicas, pero como comienzo, ya tengo el punto de partida optimal.

…ahora me encierro en mi casa: necesito crear…

 

 

 

 

 

 

 

¿Qué es el Smart working?

¿Qué es el Smart working?

¡No es tan facil explicar qué es el smart working!

Lo dificil es definir un concepto como el de Smart working, sin simplificarlo ni perder parte de su significado.

Es dificil ya que È difficile perché  si tratta di un modello organizzativo  che coinvolge più aspetti della vita aziendale,  che per funzionare pretende investimenti su diversi fronti.

El proceso de mejora corre el riesgo de fracasar si no se consideran los diferentes aspectos del Smart Working:

  • HumanoSmart working vans by FAB813
  • Espacial
  • Tecnológico

Veo por allí muchas propuestas de acompañamento a las empresas, que solo ofrecen la parte tecnoógica, la de la organización de los procesos laborales o la parte de la definición del espacio de trabajo. Conozco ejemplos de empresas que, considerando de manera superficial esta nueva manera de trabajar, han fracasado en el intento.

Lamentablemente

Las herramientas adecuadas están al alcance pero no se han administrado bien o simplemente no se han ni tomado en cuenta.

Además la idea general de que el Smart Working solamente tenga que ver con el teletrabajo, no ayuda.

Pero por suerte…

In Italia (¡y estoy empezando a encontrar también en España!) hay profesionales que siguen este cambiamento que se centra en la persona en cuanto valor para la empresa.

Por ejemplo WOW web-magazine

Estimular, añadir valor e incentivar los trabajadores ayuda en hacerles orgullosos de trabajar en la empresa.

Facilitar herramientas y medios para ejercer el propio trabajo de manera eficiente y eficaz aumenta la productividad.

Un ambiente que promociona nuevos portamientos y esta “revolución” laboral será el ganador.

 

Conlusión

Siempre estoy buscando ideas e información, intentando esguir la evolución del Smart Working entre Italia y España. La definici162n que más me gusta es la siguiente:

El Smart Working es el enfoque innovador a la organización del trabajoque se caracteriza por flexibilidad y autonomía en la elección de espacios, de horarios de trabajo y del herramientas a utilizar con mayor responsabilidades hacia los resultados. – Il Sole 24 Ore – Marco Minghetti – Associate Partner Openknowledge y Experto en Humanistic Management

¿Y tu? ¿Tienes una definición mejor?