10 propósitos para una oficina smart en 2019

¡Feliz año!

Admítelo, ¡tu también estás con tu lista de buenos propósitos para el 2019!

Seguro que queremos empezar el año en la mejor manera: las fiestas nos han regalado una energía que nos hace brillantes , con iniciativas nuevas.

Entonces dejemos atrás el clásico “Me apunto al gimnasio” y pensemos al lugar en que trabajamos. Hay muchos detalles para hacerlo SMART sin gastar demasiado. ¡Hagámoslo y dediquemos los buenos propósitos al espacio y al ambiente de trabajo!

1- Un escritorio despejado

Hoy en día se utiliza menos papel y más herramientas informáticas: hay tantas que será muy fácil encontrar la que más se adapta a nuestras necesidades, ahorrndonos dolores de cabeza.

Consecuencias

La mesa vacía nos permite ahorrar en el espacio físico y nos da la posibilidad de reorganizar el espacio de trabajo integrándolo con nuevos microambientes o abriéndonos a la posibilidad de compartir espacios y trabajar con profesionales diferentes, abrirnos a nuevos contactos, colaboraciones, ideas…

 

2- Renovar colores

¡Ya basta de gris y azul! Las empresas grandes y pequeñas ya han entendido que hay que estar coordinados enseñando la imagen de la propia marca hasta en los detalles. Han entendido que el color no despista sino ayuda en la concentración.

Consecuencias

Quién trabaja en espacios adecuadamente renovados cromáticamente, se identifica más en los valores de empresa y además el cliente, cuando entra, reconoce la marca y se siente EN la empresa. ¡Solo ventajas!

3- Crear un espacio dedicado al movil

Hoy el móvil es una herramienta necesaria en cada momento de nuestro trabajo, aunque deberíamos hablar bajito en presencia de los demás compañeros para no molestarlos. ¡Creando un lugar dedicado y fonoabsorbente, se evitarían muchos problemas!

Consecuencias

La concentración en el lugar de trabajo compartido se mantiene alta no obstante la presencia de más personas. Poder hablar en lugares un poco alejados y protegidos permite privacidad y reduce las molestias a los demás.

4- Invertir en el asiento de trabajo

Siempre he apoyado el reutilizo de materiales y muebles, elementos low cost pueden hacer el espacio muy original y personalizado. La tendencia del mix and match (diferentes estilos y precios en un mismo ambiente) entra con fuerza en los espacios de trabajo. Pero lo primero es lo primero: asientos confortables y ergonómicos.

¡Invertir en este elemento siempre es buena idea!

Consecuencias

Un asiento cómodo y ergonómico tiene efectos positivos: se reducen las ausencias en el trabajo por dolores, mejora el humor y también hay un a inmediata sensación de bienestar.

5- Cuidar el lugar para la pausá café

¡Por fin la importancia que se merece! Cuando nos relajamos con nuestros compañeros, en estos 10 minutos intercambiamos ideas y opiniones, estimulamos la creatividad, creamos nuevas conexiones. Por esto hay que favorecer estas sinergias entre las personas, las conversaciones, las ideas; añadiendo pizarras, invitaremos a crear contenidos alegres, pero también serios, fuentes de inspiración para nuevos proyectos.

Consecuencias

¡Si los momentos de descanso son más amenos, luego se rinde mucho más en el trabajo!

6- Renovar la sala reuniones

Esto nos interesa a todas las PYMES y las empresas más grandes: ¿cuánto tiempo gastado sin alcanzar resultados durante un encuentro?

Para llegar a ser eficaz, una reunión debería durar unos 45 minutos (¡sé de algunas de 8 horas!). Para reducir tiempos, hacer que los participantes sean proactivos, hay que eliminar las butacas tan cómodas que nos invitan a descansar y sustituirlas con asientos como taburetes y mesas más altas, reducir el número de participantes, tener un moderador, para tocar los puntos del día. Aquí hablo de esto.

Consecuencias

Renovar el ambiente dedicado a las reuniones para que estas sean más dinámicas lleva a una mayor eficiencia, una mejor imagen de la empresa, un ahorro de tiempo notable:  ¡es un win win!

7- Acoger adecuadamente los clientes

Ponemos mucha atención en nuestra tarjeta de visita o en la homepage de nuestra web, es la misma que hay que poner en la zona recepción: la presentación principal y “física” de nuestra empresa.

Además de cuidar la imagen corporativa es necesario (y mucho) que también la parte humana transmita los valores de empresa a los clientes y proveedores que entren en ese espacio.

Consecuencias

Un cliente o proveedor que entra con una sonrisa no tiene precio y si a esto hemos contribuido con nuestros espacios y nuestros empleados de la recepción…. ¡mejor aún!

8- Si tiene que esperar, ¡que sea como nosotros queramos!

¿Has pensado alguna vez que la sala de espera puede ser un problema para tus negocios? Después de acoger al cliente con todos los honores, le dejamos esperar una media hora en un lugar oscuro, incómodo, con viejos posters a las paredes… así vamos a perder todo lo que hemos trabajado con nuestro cliente. El 2019 es la ocasión para renovar también los espacios de espera, para que sean representativos, cómodos (según el tiempo medio de espera) y con un entretenimiento adecuado al momento en que vivimos (las revistas años ’90 podemos tirarlas – en el contenedor del papel). La sala de espera puede preparar el humor del cliente, estimular su curiosidad sobre nuestros productos/servicios.

Consecuencias

Una sala de espera bien preparada puede ser una ayuda muy importante para la venta, a la información, el relax: ¡nosotros mandamos!

9- En la oficina como en casa

Si la tendencia en el mundo del trabajo es una flexibilidad siempre más importante, también los espacios de los despachos son más acogedores y se asemejan a lugares domésticos. Trabajamos en casa, la oficina parece casa, los cafés y bares parecen casa…

El objetivo de hacer al ambiente tan cómodo es favorecer la concentración y el bienestar en una atmosfera positiva.

Consecuencias

Me acuerdo la envidia que sentía para un amigo mío que trabajaba en un despacho de arquitectura con mesas de madera natural, mientras que yo estaba en un despacho con mesas grises y metálicas, ¡ahora podemos evitar estos sentimientos negativos, sustituyéndolos por sentimientos positivos!

10- Más información sobre SMART WORKING

Este propósito es muy interesante pasa cada empresa, que aunque pequeña, puede hace acciones que lleven a trabajar de manera siempre más SMART. Ojo que las decisiones no tienen que ser tomas a la ligera, sino después de una atenta análisis y un programa realizado a medida para la empresa, pequeña o grande.

Para facilitar este recorrido he añadido un punto más a la lista.

 

11- Mi propósito: el proyecto con enfoque global para la oficina SMART

moving to smart workingEste año toma vida el proyecto al que he trabajado con empeño durante el 2018: se trata de SMOVE – moving to smart working (¡pronto la página web será online!), nacido para que las empresas puedan ser acompañadas hacia el Smart Working de manera personalizad, en función de la actividad, de los empleados, de las necesidades y valores de empresa. ¡Es un proyecto que me encanta!

Consecuencias

Las empresas tendrán la posibilidad de acercarse al mundo del Smart Working de manera gradual y correcta, global, con acciones pensadas.

Las ventajas del Smart working se conocen muy bien, pero se pueden alcanzar solamente con el enfoque adecuado.

Conclusiones

No perdamos la ocasión de trabajar mejor, aprovechemos el entusiasmo del inicio año para programar intervenciones eficaces para los espacios, para la organización de flujos de trabajo y personas: ¡el 209 será un año siempre más SMART!